Registro diario de las horas trabajadas

A partir del día 12 de mayo de 2019 las empresas deberán tener  en sus centros de trabajo los medios para poder registrar el horario diario realizado por sus trabajadores.

Dicha medida entra en vigor dos meses después de su publicación mediante Real Decreto.

El objetivo es que quede constancia del horario real trabajado por sus empleados, de esta forma se podrá reclamar el importe de las horas extra realizadas a través de la herramienta que proporciona directamente la propia empresa.

Si bien el registro diario a través de la huella dactilar, tarjeta identificativa, introducción del DNI en el ordenador, y otras formas de fichaje, ya estaban introducidas en numerosas empresas, a partir del día 12 de mayo toda empresa estará obligada a disponer de alguna de estas herramientas de control del horario de sus empleados.

Para la definición de horas extraordinarias son remitimos al artículo 35 del ET, que las define como aquellas horas de trabajo que se realicen de forma o bien voluntaria o bien por establecerlo así el convenio colectivo o contrato de trabajo, sobre la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo.

Será el convenio colectivo o en caso de no contar con uno la empresa en la que se trabaje, el propio contrato de trabajo, donde se recoge si debe la empresa pagar cada hora extraordinaria realizada en la cuantía que corresponda y que siempre se hará por un valor al menos igual al de la hora ordinaria, o si bien debe la empresa compensarlas con tiempos equivalentes de descanso retribuido.

Fija la norma una regla general en defecto de pacto expreso y es que se entenderá que las horas extraordinarias trabajadas serán compensadas con descanso en los cuatro meses siguientes a haberlas realizado.

Hay un límite de horas extraordinarias al año que la normativa fija en 80 horas como máximo, con la única excepción de que se realicen para reparar o prevenir siniestros y otro daños extraordinarios y urgentes, lo cual no quita para que por ellas el trabajador/a sea compensado en alguna de las formas señaladas por su naturaleza de extraordinarias.

El tope máximo de horas por año se verá reducido en la misma proporción que haya entre jornadas para aquellos contratos con una jornada inferior a la general anual en la empresa.

Si bien el Estatuto de los Trabajadores ya recogía dentro de las funciones del gobierno el establecer especialidades en las obligaciones de registro de jornada así como que la jornada de cada trabajador/a se registraría día a día para su abono, entregando copia del resumen al trabajador/a mediante un recibo, se ha añadido un nuevo apartado 9 al artículo 34 que recoge además lo siguiente:

“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”.

El contenido de dichos registros debe la empresa conservarlo durante al menos 4 años. Esto facilita al trabajador/a no solo la constancia del horario real que cumple sino la prueba en caso de llegar a tener que reclamar su abono en caso de impago frente a la empresa.

Otro asunto diferente, que tendremos que comprobar desde ahora es el alcance de esta medida en la práctica y en los tribunales, así como el uso responsable que de ella hagan tanto empresa como trabajador/a.

Por último, el incumplimiento empresarial de esta medida impuesta sobre la jornada de trabajo se ha incluido como infracción dentro del apartado 5 del artículo 7 del texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, que queda así:

“5. La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores.”

Es el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

Excepciones al registro de la jornada diaria.

El lunes día 13 mayo de 2019 el Ministerio ha publicado una guía desarrollando algunos aspectos de la nueva norma como son respecto de qué trabajadores puede la empresa dejar de registrar su jornada diaria de trabajo.

 

Criterio 102/2019 de aplicación de la norma sobre registro de jornada elaborado en el mes de junio de 2019 por la Inspección de Trabajo.

La Inspección de Trabajo ha desarrollado los términos en que llevará a cabo el control del registro diario que toda empresa debe llevar sobre el horario de sus empleados.

Destacamos los puntos 2.2. al 4, que dicen así:

2.2. Contenido del registro de jornada.

Sentadas las bases respecto de la obligatoriedad de llevanza del registro de jornada, debe concretarse cuál es el contenido de esta obligación:

1º. En primer lugar, ha de precisarse qué debe ser objeto de registro. El nuevo artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) establece que “la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora…”.

Hay que entender que lo que debe ser objeto de registro es la jornada de trabajo realizada diariamente. Como nada se ha dicho al respecto, el registro del apartado 9 debe interpretarse de manera conjunta y sistemática con el propio artículo 34 ET.

Es decir, no se exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria, que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo. Al tratarse de una norma de mínimos y conforme al segundo párrafo del artículo 34.9 ET, mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, el registro de jornada podrá organizarse de manera que incluya las interrupciones o pausas que se consideren, siempre y cuando el registro incluya necesariamente el horario de inicio y finalización de la jornada.

Igualmente hay que tener en cuenta que el registro diario de jornada se configura “sin perjuicio de la flexibilidad que se establece en este artículo” (artículo 34.2 y 3 del ET).

Lo anterior implica que, la lectura que se haga del registro a la hora de determinar el posible incumplimiento de determinados límites en materia de tiempo de trabajo deberá hacerse de forma integral, considerando todas las posibilidades que permite el ordenamiento laboral en materia de distribución de tiempo de trabajo.

En todo caso, sería conveniente que el registro utilizado en la empresa ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo efectivo; parafraseando la Sentencia de 14 de mayo de 2019 del TJUE, el sistema implantado ha de ser objetivo y fiable, de manera que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador. En caso contrario, podría presumirse que lo es toda aquella que transcurre entre la hora de inicio y finalización de la jornada de trabajo registrada, y es al empleador al que correspondería la acreditación de que ello no es así.

En este sentido, la negociación colectiva o los acuerdos de empresa referidos a la organización y documentación del registro deben ser el instrumento idóneo para precisar cómo considerar todos los aspectos relacionados con el registro de interrupciones, pausas o flexibilidad de tiempo de trabajo.

2º. Siguiendo con el texto del nuevo artículo 34.9 ET, el registro de la jornada deberá ser diario, no siendo aceptable para la acreditación de su cumplimiento la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos, pues éstos se formulan “ex ante” y determinarán la previsión de trabajo para dicho periodo pero no las horas efectivamente trabajadas en el mísmo, que sólo se conocerán “ex post” como consecuencia de la Ilevanza del registro de jornada. Sólo mediante éste último se podrá determinar la jornada de trabajo efectivamente [levada a cabo, así como, en su caso, la realización de horas por encima de la jornada ordinaria de trabajo, legal o pactada, que serán las que tengan la condición de extraordinarias.

2.3. Otros registros y especialidades.

El registro previsto en el artículo 34.9 ET no enerva los registros ya establecidos en la normativa vigente que se mantienen funcionales y de acuerdo con sus propias previsiones o régimen jurídico. Con registros vigentes nos referimos a:

1º. El registro diario de los contratos a tiempo parcial del artículo 12.4.c) ET:

‘A estos efectos, la jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias a que se refiere el apartado 5.

El empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años.

En caso de incumplimiento de las referidas obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios.”

2º. El registro de horas extraordinarias del 35.5 ET.

El Real Decreto-ley 8/2019, no ha modificado los términos de este artículo, según el cual “A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.”

Debe recordarse asimismo la obligación prevista en la disposición adicional tercera del Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo, con arreglo a la cual entre las competencias de los representantes legales de los trabajadores está la de “ser informados mensualmente por el empresario de las horas extraordinarias realizadas por los trabajadores, cualquiera que sea su forma de compensación, recibiendo a tal efecto copia de los resúmenes a que se refiere el apartado 5 del artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores”.

Por tanto, si bien el registro diario de jornada y el registro de horas extraordinarias, constituyen obligaciones legales independientes y compatibles, también se debe considerar que el registro del artículo 34.9 del ET puede ser utilizado por las empresas para el cumplimiento de la obligación de registro del artículo 35.5, sin perjuicio de que, en caso de realización de horas extraordinarias operen las obligaciones adicionales establecidas en este último precepto y en la letra b de la disposición adicional tercera del Real Decreto 1561/1995.

3º. Los registros de horas de trabajo y descanso contenidos en el Real Decreto 1561/1995 sobre trabajadores móviles, trabajadores de la marina mercante y trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario.

En los tres casos, la especial regulación obedece a determinadas Directivas¹.

¹ Directiva 2002/15/CE relativa a la ordenación del tiempo de trabajo de las personas que realizan actividades móviles de transporte por carretera; Directiva 1999/63/CE relativa al Acuerdo sobre la ordenación del tiempo de trabajo de la gente de mar y Directiva 2005/47/CE relativa al acuerdo entre la Comunidad de Ferrocarriles Europeos (CER) y la Federación Europea de Trabajadores del Transporte (EFT) sobre determinados aspectos de las condiciones de trabajo de los trabajadores móviles que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el sector ferroviario

– Artículo 10 bis (Límites del tiempo de trabajo de los trabajadores móviles): “5. El empresario será responsable de llevar un registro del tiempo de trabajo de los trabajadores móviles. Este registro se conservará, al menos, durante tres años después de que finalice el período considerado. El empresario estará obligado a facilitar a los trabajadores móviles que así lo soliciten una copia del registro de las horas trabajadas.”

– Artículo 18 bis (Control del tiempo de trabajo en la marina mercante): “2. Deberán llevarse a bordo registros individuales para cada trabajador de las horas diarias de trabajo o de las horas diarias de descanso, en los que figuren los datos contenidos en el modelo que se incluye en el anexo 11 del presente Real Decreto, redactados en el idioma común de trabajo a bordo y en inglés. Los modelos de registros le serán facilitados al trabajador por el capitán o por una persona autorizada por éste.

Los registros serán cumplimentados diariamente por el trabajador y firmados semanalmente por el capitán, o por una persona autorizada por éste, y por el propio trabajador, a quien se entregará mensualmente una copia de su registro.

Los registros estarán sujetos a las funciones de vigilancia y exigencia del cumplimiento de la legislación laboral que corresponden a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

El naviero deberá conservar a disposición de la autoridad laboral el cuadro y los registros de los tres últimos años”.

– Disposición adicional séptima (Aspectos de las condiciones de trabajo de los trabajadores móviles que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario): “9. Toda empresa ferroviaria que realice servicios de interoperabilidad transfronteriza deberá disponer de un registro en el que se recojan las horas diarias de trabajo y de descanso de los trabajadores móviles con el fin de asegurar el cumplimiento de esta disposición. La empresa deberá conservar este registro, al menos, durante tres años y lo tendrá a disposición de los trabajadores y de la autoridad laboral, así como los elementos que justifiquen las horas reales de trabajo”.

Respecto de los trabajadores móviles, mercantes y que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario hay que tener en cuenta que, el objeto del registro de jornada en el caso de los trabajadores ferroviarios y de la marina mercante es expresamente, además de las horas de trabajo, las de descanso.

En relación con dicha cuestión, el contenido del registro -horas diarias de trabajo y descanso-, podría concluirse que dados los sectores a los que afecta, en donde debe existir constancia expresa del disfrute y cumplimiento del descanso por razones de seguridad, hay que entender que se mantienen en sus propios términos al estar incluido el contenido concreto del registro dentro de las “especialidades” a las que se refiere el artículo 34.7 ET. Ello sin perjuicio de que, como se ha dicho en el apartado 2.2 de este Criterio Técnico, el registro diario de la jornada debe permitir una lectura real de la jornada de trabajo realizada.

4º.- Los registros de jornada en los desplazamientos transnacionales:

El art. 6 de la Ley 45/1999, de 29 de noviembre, sobre el desplazamiento de trabajadores en el marco de una prestación de servicios trasnacional, en la redacción efectuada por el RD Ley 9/2017, de 26 de mayo, dispone:

“…durante el período de desplazamiento los empresarios deberán tener disponibles, en el centro de trabajo o en formato digital para su consulta inmediata

c) Los registros horarios que se hayan efectuado, con la indicación del comienzo, el final y la duración de la jornada de trabajo diaria…”

2.4. Conservación del registro de jornada.

Debe entenderse válido cualquier medio, físico o de cualquier otro tipo, siempre que el mismo garantice la fiabilidad y veracidad respecto de los datos registrados diariamente. En este sentido, la citada Sentencia de 14 de mayo de 2019 del TJUE, señala que el sistema implantado debe ser accesible.

Por otro lado, al no establecerlo la norma, esta conservación de los registros diarios no implica la totalización de los mismos, tal y como si se establece en el caso de los contratos a tiempo parcial y para el cumplimiento de las obligaciones en caso de realización de horas extraordinarias, y que ya han sido analizadas en el apartado 2.3 de este criterio técnico.

Continuando con el análisis del último párrafo del artículo 34.9, se debe afirmar que, el hecho de que los registros deban ‘permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”, solo puede interpretarse en un doble sentido:

Que sea posible acceder a dichos registros en cualquier momento, cuando así sea solicitado por los trabajadores, sus representantes y por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social

Y que los registros tienen que estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de manera inmediata.

El hecho de que los registros deban estar a disposición de los trabajadores y de sus representantes implica necesariamente que los mismos deban estar o ser accesibles desde el centro de trabajo en que se encuentran las personas trabajadoras o sus representantes.

(…) “ la comprobación de la existencia del registro debe poder realizarse en el centro de trabajo, lo que evita la posibilidad de la creación posterior, manipulación o alteración de los registros; todo ello sin perjuicio de que dichos registros puedan solicitarse, además, para su presentación en comparecencia en las oficinas de Inspección o remisión a este organismo por las vías que legalmente corresponda.

Asimismo, y por lo que se refiere a la obligación de entrega o forma concreta de puesta a disposición, y ante la ausencia de referencia expresa y por motivos de seguridad jurídica, debe interpretarse que la permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo que así lo disponga un convenio colectivo o exista pacto expreso en contrario, ni debe entregarse a cada persona trabajadora copia de su registro diario, sin perjuicio de facilitar su consulta personal, ni a los representantes legales de los trabajadores, lo que no obsta la posibilidad de estos últimos de tomar conocimiento de los registros de los trabajadores”.

2.5. Organización y documentación del Registro.

En cuanto a la forma de organización y documentación del registro, será la que se determine mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa, o, en su defecto decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, tal y como establece el recién introducido artículo 34.9 ET.

No obstante, la existencia y obligación del registro diario no se hace depender de que haya una previsión o regulación concreta en negociación colectiva o acuerdo de empresa, siendo exigible en todo caso.

En cualquier caso, debe ser un sistema de registro objetivo, que garantice la fiabilidad, veracidad y no alteración a posteriori de los datos y que respete la normativa sobre protección de datos, recogida en la Ley Orgánica 3/2018, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales y en el Reglamento (UF) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de estos datos, en todos aquellos casos en los que los sistemas de registro recojan, traten y almacenen datos de carácter personales de las personas trabajadoras, así como el respeto, en los supuestos de uso de dispositivos de videovigilancia y geolocalización, el derecho a la intimidad de las personas trabajadoras, de conformidad con el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores.

El registro ha de ser documentado, por lo que en aquellos casos en que el registro se realice por medios electrónicos o informáticos, tales como un sistema de fichaje por medio de tarjeta magnética o similar, huella dactilar o mediante ordenador, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrá requerir en la visita la impresión de los registros correspondientes al periodo que se considere, o bien su descarga o su suministro en soporte informático y en formato legible y tratable. Si el registro se llevara mediante medios manuales tales como la firma del trabajador en soporte papel, la Inspección podrá recabar los documentos originales o solicitar copia de los mismos. De no disponerse de medios para su copia, pueden tomarse notas, o muestras mediante fotografías, así como, de considerarse oportuno en base a las incongruencias observadas entre el registro de jornada, y la jornada u horario declarado, tomar el original del registro de jornada como medida cautelar regulada el artículo 13.4 de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Asimismo, compete a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social no solo verificar la existencia de un registro de jornada, sino también que su forma de organización y documentación ha ido precedida del correspondiente procedimiento de negociación o consulta con la representación de los trabajadores, aspecto este que podrá ser objeto de comprobación a través de las actas de las reuniones celebradas en el proceso de negociación.

RÉGIMEN SANCIONADOR

Finalmente, y en cuanto al régimen sancionador, las novedades incluidas en el Real Decreto-Ley 8/2019 suponen también la modificación del apartado 5 del artículo 7 del texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, que queda redactado en los siguientes términos:

“5. La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores.”

La modificación introducida es clara, ya que tipifica como infracción grave la transgresión de las obligaciones en materia de registro de jornada, incluyendo su previsión específica en el artículo 7.5 transcrito.

En cuanto al inicio de procedimientos sancionadores por el incumplimiento de la obligación de registro de la jornada, ello es posible desde la entrada en vigor del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, es decir, desde el 12 de mayo de 2019.

No obstante, deberá tenerse en cuenta por los actuantes las previsiones ya señaladas de la norma que deriva a la negociación colectiva o a los acuerdos con los representantes de los trabajadores lo relativo a la organización y documentación de dicho registro -como es la modalidad de registro que se haya de seguir-, por lo que se valorará la existencia de una actuación de la empresa en este sentido y una negociación entre las partes bajo el principio de la buena fe.

También deberán tenerse en cuenta el resto de las circunstancias del caso, entre las que cabe señalarse que el registro de la jornada no constituye un fin en sí mismo, sino un instrumento para el control del cumplimiento de la normativa en materia de tiempo de trabajo, con sus consecuencias respecto de la salud laboral, así como de la realización y el abono y cotización de las horas extraordinarias. El registro es un medio que garantiza y facilita dicho control, pero no el único.

Lo anterior supone que, si hubiese certeza de que se cumple la normativa en materia de tiempo de trabajo o de que no se realizan horas extraordinarias, aunque no se lleve a cabo el registro de la jornada de trabajo, tras la valoración del inspector actuante en cada caso, podría sustituirse el inicio del procedimiento sancionador por la formulación de un requerimiento para que se dé cumplimiento a la obligación legal de garantizar el registro diario de la jornada de trabajo.

4. OTRAS CUESTIONES

Queda sin efecto la Instrucción 1/2017, complementaria a la Instrucción 3/2016, sobre intensificación del control en materia de tiempo de trabajo y de horas extraordinarias, y esta última en relación con los criterios interpretativos de la misma referidos exclusivamente al registro de la jornada de trabajo, en lo que se opongan a este criterio técnico.

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